很多時(shí)候就算我們把活動(dòng)籌備得非常周全可能也無(wú)法避免突發(fā)狀況的出現(xiàn)，有能力的活動(dòng)策劃者將始終致力于通過(guò)識(shí)別活動(dòng)的潛在危險(xiǎn)來(lái)減輕可能出現(xiàn)的意外，同時(shí)還會(huì)制定相應(yīng)的解決方案，那么我們應(yīng)該如何避免活動(dòng)策劃中出現(xiàn)突發(fā)狀況呢？下面就跟著蘇州活動(dòng)策劃公司策上策來(lái)了解一下相關(guān)注意事項(xiàng)：

作為活動(dòng)策劃者，您有責(zé)任確保客戶的特殊活動(dòng)順利進(jìn)行，并盡可能減少麻煩。在現(xiàn)實(shí)世界中，不可能涵蓋所有可能性，但至少您應(yīng)該意識(shí)到每個(gè)活動(dòng)管理者都必須避免的關(guān)鍵活動(dòng)計(jì)劃錯(cuò)誤。

預(yù)知是預(yù)先準(zhǔn)備好的，因此讓我們深入研究五個(gè)基本技巧，這些技巧可以幫助您避免在下一個(gè)計(jì)劃的活動(dòng)中遭受無(wú)法緩解的災(zāi)難。

一、錯(cuò)誤的溝通——這可能是經(jīng)驗(yàn)不足的活動(dòng)計(jì)劃者常犯的錯(cuò)誤，并且不惜一切代價(jià)避免。錯(cuò)誤的溝通（例如溝通不暢或沒(méi)有溝通）會(huì)帶來(lái)災(zāi)難。溝通不暢通常是由于缺乏對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，尤其是在涉及活動(dòng)清單時(shí)。與內(nèi)部活動(dòng)團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商之間進(jìn)行有效溝通至關(guān)重要。雖然您不想對(duì)每個(gè)人進(jìn)行微觀管理，但您確實(shí)需要知道誰(shuí)在做什么以及何時(shí)進(jìn)行操作，以確保每個(gè)人都知道對(duì)他們的期望并遵守分配的時(shí)間表。 

二、應(yīng)急計(jì)劃不佳或缺失——在發(fā)生活動(dòng)之前的幾天和幾小時(shí)內(nèi)，至少有一些活動(dòng)會(huì)出錯(cuò)。更糟糕的是，在您的特殊活動(dòng)期間，某些活動(dòng)可能會(huì)變得很糟糕。這是正常現(xiàn)象，這是可以預(yù)期的。專業(yè)的活動(dòng)籌劃者要事先思考，找出可能出問(wèn)題的地方，并制定適當(dāng)?shù)膽?yīng)急計(jì)劃。例如，如果您的注冊(cè)系統(tǒng)在活動(dòng)當(dāng)天發(fā)生故障怎么辦？如果因?yàn)槎嘤嗟娜顺霈F(xiàn)而導(dǎo)致食物用光了怎么辦？如果您的主旨發(fā)言人沒(méi)有出現(xiàn)或遲到怎么辦？如果這些活動(dòng)發(fā)生了，您能應(yīng)付嗎？換句話說(shuō)，您有B計(jì)劃嗎？

三、交通工具不足——您確定為安排代表與演示者往返活動(dòng)而組織的交通工具是否足夠？在活動(dòng)開始前的幾周內(nèi)以及活動(dòng)當(dāng)天檢查入住情況，以確保充分滿足所有交通要求。您需要考慮突發(fā)活動(dòng)。如果活動(dòng)當(dāng)天早上發(fā)生故障，會(huì)發(fā)生什么情況？您有其他交通工具嗎？

四、缺乏清晰的標(biāo)牌——對(duì)于那些參加特殊活動(dòng)的人來(lái)說(shuō)，沒(méi)有什么比讓他們對(duì)下一次演講的舉行地點(diǎn)感到困惑感到沮喪。通過(guò)確保您顯示易于閱讀和理解的適當(dāng)標(biāo)志來(lái)避免這種情況。比起冒著迷失參與者并不斷問(wèn)路的風(fēng)險(xiǎn)，過(guò)度投入并有太多標(biāo)牌。

五、現(xiàn)有員工不足 –在您舉辦特殊活動(dòng)的那一天，您可能會(huì)與大量與會(huì)者打交道。不要僅僅依靠一兩個(gè)人來(lái)處理與會(huì)代表的問(wèn)題或疑慮。確保您有足夠的與會(huì)者人數(shù)，并且更重要的是，確保活動(dòng)計(jì)劃團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商提供的人員之間有足夠的活動(dòng)人員。

除了預(yù)先考慮可能發(fā)生的突發(fā)狀況外，為了確保活動(dòng)的順利進(jìn)行，比較好的策略始終都是檢查和再次檢查。 如果您還想了解更多關(guān)于蘇州活動(dòng)策劃價(jià)格、慶典策劃方案、流程等內(nèi)容，歡迎前往蘇州策上策官網(wǎng)進(jìn)行詳細(xì)了解。